Excel Vs. Access

Access ed Excel consentono entrambi di confrontare dati, di filtrarli in base alle proprie necessità e di effettuare delle interrogazioni più o meno complesse; ma quale dei due si presta maggiormente alle vostre esigenze? Come si può ottenere il meglio dall’uno o dall’altro software?

Microsoft Excel Microsoft Access
Analisi dei dati Gestione dei dati
Funzioni matematiche o logiche Strutturazione di dati e query complesse
Calcoli e comparazioni statistiche Automatizzazione di eventi
Generazione semplificata di output condivisibili Gestione multipla di database
Grafici e formattazione condizionale Reporting di dati di riepilogo

L’immagine presenta un quadro di sintesi delle principali funzionalità dell’uno e dell’altro programma. Chiaramente, se possibile, l’utilizzo di entrambi consente di integrare le potenzialità di Access in tema di organizzazione e visualizzazione dei dati in forma strutturata, con quelle di Microsfot Excel in ordine alle sue avanzate funzionalità matematiche e statistiche.

Molto spesso, durante un colloquio conoscitivo, ci capita di reindirizzare il futuro corsista verso un corso di Excel, sebbene questi ci avesse contattato in prima battura per approfondire le proprie conoscenze di Microsft Access.

In queste situazioni, quando cioè non risulta così immediato scegliere il software per il quale varrebbe la pena iscriversi ad un corso di formazione, è possibile facilitare la propria decisione ponendosi alcuni quesiti di metodo:

  • Come intendo organizzare i miei dati?
  • Ci sarà una grossa quantità di informazioni ripetute?
  • Ho necessità di memorizzare i dati ai fini della sola gestione o per poterli analizzare?
  • Quanti record andranno a comporre la tabella?
  • Ci sarà prevalenza di contenuto testuale o di informazioni numeriche?
  • Dovrò condividere i dati con altri utenti?
  • Dovrò impostare calcoli complessi?
  • Dovrò creare macro di automatizzazione?
  • Dovrò controllare l’univocità dei dati?
  • Dovrò prevedere lo scambio dei dati tra le diverse tabelle che compongono l’applicazione?

Excel e l’analisi dei dati

Come detto, Excel si presta perfettamente a “lavorare con i numeri”, facilitandone l’approccio grazie alla possibilità di generare trend, costruire modelli ed effettuare rappresentazioni grafiche. La curva di apprendimento del programma è relativamente breve e, per quanto in principio ci si possa sentire un po’ scoraggiati, si giungerà in tempi brevi a generare tabelle pivot con discreta dimestichezza.

Qualora invece aveste deciso di utilizzarlo per la gestione di una vostra personale base dati, è necessario tenere presente che il programma comincerà a non rispondere efficientemente nel momento in cui verrà messo sotto sforzo dalla gestione di volumi importanti di informazioni da elaborare.

L’adozione di un foglio di calcolo composto da migliaia di record, indipendentemente dalle caratteristiche dal vostro hardware, potrebbe rallentare notevolmente l’elaborazione dei dati.

Access e la gestione dei dati 

Se per un verso Excel mantiene sempre il proprio punto di forza sulla gestione di informazioni numeriche e di testo, per l’altro Access consente di registrarli per poterli richiamare e consultare in momenti successivi. A onor del vero la curva di apprendimento di Access può apparire più difficoltosa rispetto a quella di Excel, ma è bene sottolineare che una volta apprese le basi d’utilizzo del software, queste potranno essere richiamate per quasi tutti i programmi basati su linguaggio SQL.

Risulta quindi piuttosto ovvio che la reale differenza tra i due tool risieda proprio nelle modalità di gestione dei records che compongono una tabella. Con Access, l’aggiunta, la rimozione, la modifica o il lancio di una query, non impatteranno mai negativamente sulla struttura del database e sulla velocità di esecuzione dei vari comandi.

In un dataset di Excel troppo numericamente importante invece, le probabilità che l’esecuzione di operazioni matematiche e logiche influenzino i dati, aumentano all’incrementare proprio del numero di record, con il rischio di conseguenze negative sulla struttura attribuita al nostro spreadsheet.

Dunque – in termini di registrazione e gestione di dati – Access vanta indubbiamente una marcia in più, anche grazie alla possibilità di accedere a specifiche funzionalità quali:

  • ambiente controllato
  • validazione e assegnazione di regole a singoli campi a livello di tabella;
  • formulazione e integrazione di regole personalizzate;
  • accesso alle informazioni tramite definizione di eventi specifici;
  • mantenimento dell’integraità referenziale tra tabelle.

E il vincitore è…

…nessuno dei due, ovviamente!

Speriamo piuttosto di avervi fornito qualche indicazione utile per aiutarvi ad effettuare la scelta giusta, soprattutto in virtù delle vostre personali necessità di lavoro.

Ricordate infine che esistono molti modi per importare le vostre informazioni in Excel a partire da Access e viceversa, il che consente di testare entrambi i software piuttosto agevolmente, dissipando definitivamente ogni dubbio su quale dei due possa risultare più adatto alle proprie esigenze.

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